L’aménagement au service du management du changement

Le déménagement ou le réaménagement d’un lieu de travail est un événement majeur dans la vie de l’entreprise et de ses salariés, mais son impact sur les individus est toujours sous-estimé. Comment gérer au mieux la transition tout en renforçant l’efficacité et le bien-être des collaborateurs ? Quelle organisation choisir ? Pourquoi impliquer les équipes dans la réflexion ? Éléments de réponse avec Emmanuel Buée, ‎dirigeant de H3O Ressources de Transition, et Laurent Ouvrard, dirigeant de H3O Conseil et Formation.

Tout le monde n’est pas égal face au changement : certaines personnes ont par nature des freins et plus de difficultés à faire évoluer leur environnement. Ce n’est pas vraiment lié au type de fonction, même si des professions sont plus habituées au changement que d’autres, mais plutôt à la personnalité des individus et à leur vécu. Lors du déménagement ou du réaménagement de locaux, il faut de ce fait être particulièrement à l’écoute des collaborateurs et attentif aux signaux faibles. Nous avons déjà vu des cas de figure ou un tel changement était vécu comme un traumatisme pouvant conduire jusqu’au départ du salarié.

Un nouvel aménagement peut aussi bien concerner une entreprise en croissance, et il faudra alors communiquer en interne sur la recherche de solutions au manque de place, qu’une entreprise en difficulté. Dans le cadre d’une contraction d’activité, réorganiser l’espace de travail afin qu’il n’y ait pas de bureaux vides permet en effet de conserver une dynamique positive. Dans tous les cas, il s’agira d’un virage pour l’entreprise qui devra repenser ses modes de fonctionnement.

Choisir une organisation sur-mesure

L’approche des salariés se fait rarement sous l’angle de l’organisation, car ils s’attachent davantage au cadre et au bien-être. Mais le premier levier de motivation des équipes est le travail bien fait, et le choix de l’organisation est central pour améliorer la performance. Ne soyez pas manichéens, en limitant la réflexion à partir d’une question à choix binaire, comme « open space ou bureaux séparés ? ». Il n’y a pas une solution qui est meilleure que l’autre, et il faudra peut-être utiliser les deux : chaque métier a besoin d’un cadre différent pour s’accomplir et travailler efficacement.

Dans l’industrie, l’organisation de l’usine devra permettre d’identifier le flux de production, de l’arrivée de la matière première jusqu’au dock de chargement pour le transport. Dans le tertiaire,  l’organisation des bureaux devra s’articuler en fonction des flux d’information et de décision. Ce n’est pas matériel, donc plus complexe à identifier, mais la démarche est essentielle : certaines entreprises ont des espaces de travail très innovants, mais la performance n’est pour autant pas au rendez-vous car ils n’ont pas été conçus pour permettre une bonne circulation de l’information.

Le changement est un travail d’équipe

Comment bien réussir un nouvel aménagement de locaux ? La réponse tient en deux mots : intelligence collective. Il faut trouver la solution en impliquant les salariés qui, d’ailleurs, ont souvent les meilleures idées. Pour les dirigeants, l’enjeu est alors d’accepter l’évolution du projet qui ne correspondra plus forcément à ce qu’ils avaient imaginé initialement. Cette démarche de réflexion ouverte permettra également d’aider à accepter le changement. Mais attention : modifier l’organisation ne sera pas une solution miracle pour résoudre les difficultés entre services et salariés, et pourra même les empirer ; un problème de management ne se résout pas avec des dispositions physiques.

Il est souhaitable de mener le projet en suivant une méthodologie de type Analyse des principaux processus et des activités afin de bien identifier les flux, en s’appuyant sur des groupes de travail et un comité de pilotage. La réflexion devra se baser sur trois grands axes : les missions des collaborateurs, le budget disponible et les objectifs de la transition envisagée.

Un changement d’organisation est en effet un moment stratégique… et bien souvent salutaire. Car les entreprises doivent s’habituer à évoluer et à se remettre en question régulièrement, sur les principes du change management et du management de transition, sinon elles perdent en agilité et risquent de se scléroser.

Propos recueillis par Thibaut Angelvy, Rue Premion.