Méthode PDCA ou roue de Deming : comment mobiliser cet outil différenciant ?

Mis au point dans les années 1950, le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) s’est progressivement imposé comme un atout pour améliorer les process organisationnels comme la stratégie business. Structurée et facilement appropriable, cette méthode inscrit la démarche qualité dans une logique de cercle vertueux. Comment la mobiliser ? Les conseils de Cahra, cabinet de management de transition.

1 – Découvrez ou redécouvrez les principes de la méthode PDCA

Plan, Do, Check, Act – ou planifier, déployer, contrôler, agir : ces quatre étapes sont au cœur du cycle PDCA, dont la mise en œuvre vise à améliorer la qualité d’un produit ou service, d’un processus de production, ou encore d’un positionnement commercial. Son complément est la roue de Deming, qui correspond à sa transposition graphique conçue par le statisticien William Edwards Deming. Au-delà de ses apports en matière d’amélioration continue et de démarche qualité, Deming prônait une véritable transformation du management, notamment pour réduire la violence, même symbolique, qui en résulte trop souvent.

Dans une perspective d’amélioration continue, il a mené de multiples recherches sur l’efficacité du cycle PDCA. L’objectif : favoriser un cercle vertueux pour résoudre durablement la problématique initiale et innover pour continuer à progresser. Bien ancrée dans les pratiques organisationnelles, cette méthode n’en est que plus pertinente aujourd’hui, alors que le monde de l’entreprise connaît de profondes – et rapides – mutations, appelant toujours plus d’adaptabilité et d’agilité.

• La première étape de la méthode PDCA est celle de la planification, basée sur une identification 360° du problème.
• Vient ensuite l’étape opérationnelle, pendant laquelle l’équipe va définir et réaliser les changements.
• La phase suivante consiste à vérifier les effets de ce qui a été entrepris.
• Le cycle se termine par la recherche de points d’amélioration.

Notez que, depuis les années 1990, la méthode a évolué pour devenir PDSA : Check a été remplacé par Study afin de mettre l’accent sur la dimension d’analyse. L’acronyme d’origine demeure néanmoins très majoritairement utilisé.

2 – Appliquez la méthode en respectant chacune de ses phases

• La première étape, « Plan », consiste à poser le problème, identifier l’ensemble de ses causes et définir les meilleures solutions.

Elle débute par la formalisation de la problématique, en s’appuyant sur le groupe de travail. Plusieurs outils se révèlent précieux à cet égard – la méthode QQOQCCP notamment (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi). L’évaluation de la situation actuelle se base sur des indicateurs définis par le groupe de travail, qui va ensuite préciser l’objectif.

La recherche des causes peut alors être initiée, sous forme de brainstorming. Ces dernières seront hiérarchisées pour identifier les causes principales. D’autres outils, comme le diagramme d’Ishikawa ou la loi de Pareto, peuvent aider le groupe à structurer sa démarche. L’étape « Plan » se termine par la recherche de solutions et la sélection des plus pertinentes.

• Après le temps de la réflexion, celui de la concrétisation : l’objectif de cette deuxième étape est d’établir le plan d’action et de déployer l’ensemble de ses volets selon le calendrier défini.
• La troisième étape, celle du contrôle, consiste à vérifier l’impact des actions : ont-elles atteint l’objectif initial ? Quels écarts observe-t-on ? Comment les réduire ?
• Le cycle PDCA se termine avec la phase de la pérennisation, et l’ambition d’inscrire les actions mises en place dans la durée, dans une logique d’amélioration continue.

Il s’agit alors de définir un cadre propice, avec notamment des systèmes d’alerte, mais aussi de généraliser les bonnes pratiques et de valoriser l’implication du groupe de travail et de toutes les personnes ayant contribué au plan d’action.

3 – Ni trop court, ni trop long : déterminez la durée – idéale ? – du cycle PDCA

Il est important de tendre vers une certaine concision dans la mise en œuvre. Plus la durée augmente, plus il devient difficile de maintenir la motivation du groupe de travail ainsi que la dynamique engagée. À l’inverse, plus le cycle PDCA est court, plus les progrès seront rapides, et plus les mesures correctives, en cas de décalage vis-à-vis des objectifs, seront efficaces pour remettre la démarche sur le bon chemin.

Une durée « courte » ne doit pas être synonyme de précipitation. L’important est d’ajuster au mieux le temps à la complexité de la situation initiale et à l’ampleur des solutions à apporter au problème, en maintenant un bon rythme de déploiement. Sur des projets simples, quelques jours peuvent se révéler suffisants. Au-delà de trois mois, les experts estiment que le cycle risque d’être trop long, mais là encore tout dépend de l’ampleur du défi initial. Six mois à un an peuvent se révéler nécessaires en cas de démarche de profonde transformation. Il est donc préférable de découper un projet très significatif en plusieurs projets, consécutifs ou menés en parallèle, chacun visant à traiter une facette du problème.

4 – Visualisez l’application du PDCA via un exemple : comment booster le chiffre d’affaires ?

Cette méthode, l’une des nombreuses mobilisables en Lean management, a l’avantage de s’adapter à l’ensemble des fonctions de l’entreprise : unité de production, supply chain, relation client, RH… De la même façon, le projet peut correspondre à des besoins très variés – d’un point d’amélioration de la logistique à une réflexion stratégique sur la « structuration » du chiffre d’affaires.

L’objectif peut être l’identification de nouveaux leviers de croissance, associée à une augmentation de chiffre d’affaires d’ici six mois. Le groupe de travail va mobiliser des représentants des différentes parties prenantes internes, comme le commerce, le marketing et la production. Leurs réflexions vont d’abord concerner les moyens pour atteindre le but fixé. Toutes les options sont ensuite envisagées, challengées, pour ne retenir que les plus réalistes et pertinentes. Par exemple : contacter les clients pour leur proposer d’autres produits ou services, ou mettre en place une campagne de pub.

Le plan d’action vise à les concrétiser, en optant pour des indicateurs de performance – comme l’augmentation du panier moyen par client ou le ROI de la campagne. Une fois défini, le plan va être déployé avec des étapes intermédiaires associées à des délais et des livrables.

Trois mois après le début du cycle PDCA, le groupe de travail évaluera les différents indicateurs de performance pour en estimer l’efficacité réelle. Il sera alors temps de repérer des axes d’amélioration, en repartant du plan d’action pour l’adapter et, de nouveau, le mettre en œuvre.

>> À retenir >>

• Avec le soutien graphique de la roue de Deming, la méthode Plan-Do-Check-Act vise à structurer les démarches d’amélioration continue pour gagner en qualité, en productivité et/ou en marge opérationnelle.
• Ce cadre à la réflexion et à l’action, pragmatique et collaboratif, peut mobiliser différents outils de Lean management, comme la méthode QQOQCCP.
• Itérative, inscrite dans une logique de cercle vertueux, la démarche a l’avantage de s’adapter à tout type de problématique organisationnelle, dans tous les services de l’entreprise.
• Sa flexibilité et sa simplicité d’appropriation expliquent son succès !