Méthodes et outils collaboratifs : libérez tout le potentiel de vos équipes

Depuis dix-huit mois, la crise sanitaire a mis à mal les liens entre l’entreprise et ses salariés ou, du moins, elle les a redéfinis. Alors que des modalités hybrides d’organisation du travail voient le jour dans de nombreuses structures, l’importance du collectif est plus que jamais réaffirmée. Pour donner un nouvel élan à la vie en entreprise, quels outils collaboratifs – ou quelles méthodes – avez-vous intérêt à mobiliser ? Dans quels contextes ? Les conseils de Cahra, cabinet de management de transition.

1 – Repensez l’usage de la visioconférence, star incontestée des outils collaboratifs lors des confinements

En quelques mois, les solutions de visioconférence vous sont devenues familières pour les réunions d’équipe. Or, on a tendance à l’oublier, il s’agit aussi d’un outil pertinent en termes de conduite de projets. Car il est possible d’utiliser les data, l’audio et la vidéo dans le cadre d’échanges ou de brainstormings, afin de préciser les prochaines étapes ou de repérer les irritants et de les résoudre. Encore faut-il que les collaborateurs soient formés à l’ensemble des fonctionnalités pour en tirer pleinement parti ! La rentrée peut être l’occasion de lancer un projet fédérateur et transverse mettant à profit ces différentes fonctionnalités. Prenez garde néanmoins à ne pas assommer vos équipes sous les « visio », ces dernières sollicitant énormément notre cerveau.

Par ailleurs, pour aborder et traiter des sujets de fond avec efficacité, il est essentiel de mettre l’humain au premier plan, au-delà de la « fluidité numérique » assurée par les outils collaboratifs. Misez sur la transparence, la franchise et l’honnêteté. Des règles définies à l’avance par le collectif – et respectées dans la durée – vont favoriser les usages collaboratifs, au-delà du simple échange d’information.

2 – Déterminez vos besoins au sein du kaléidoscope d’outils existants

Si les solutions de visioconférence sont devenues indispensables, d’autres technologies méritent d’être (re)mobilisées en cette rentrée, dans une logique d’émulation collective. Les managers peuvent par exemple recourir à des agendas partagés, pour une meilleure organisation du travail d’équipe, ou à des solutions Cloud de production et de partage de documents.

Ces dernières années, les plateformes collaboratives ne cessent de monter en puissance. Véritables espaces de travail digitalisés, elles facilitent la centralisation et la gestion de projets multiples. Elles proposent aussi des messageries d’équipe et/ou un tchat, et permettent de voir, d’éditer et de suivre les actions à réaliser. Toutefois, vous n’avez sans doute pas besoin de l’ensemble de ces fonctionnalités ! Il vous revient de mener une réflexion à cet égard, avant d’équiper votre entreprise ou de demander à ce que votre service le soit.

3 – Au-delà des outils, optez pour des méthodes collaboratives adaptées

Pour relancer la dynamique collective, la technologie n’est pas suffisante. De nombreuses méthodes vont aider les managers à structurer et « dérouler » leur démarche collaborative. Citons, par exemple :

• La matrice SWOT [1] (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) – pour réaliser un état des lieux commun d’une situation donnée, enrichir la réflexion et favoriser l’alignement des membres de l’équipe. Le recours à cette matrice peut constituer la première étape d’une démarche de co-construction stratégique, encore rare dans les entreprises.
• La matrice en X de la méthode Hoshin – en vue de formaliser un plan stratégique. Cet outil au fort impact sur le système relationnel part des enjeux vitaux de l’entreprise (ou du service), qui seront déclinés en objectifs, projets et indicateurs. Il améliore la compréhension des besoins et attentes de chacun, apporte du sens à la démarche, réduit le risque de conflits de priorité, et aide à comprendre le positionnement ainsi que le rôle de chacun.
• La méthode des six chapeaux – pour faire émerger l’ensemble des points de vue sur une situation donnée et identifier des pistes d’action.  Développée par le spécialiste des sciences cognitives Edward de Bono, cette approche de pensée va s’appuyer sur six postures (une par chapeau) : les faits, la créativité, les faiblesses d’une idée, les espoirs et avantages, les émotions…
• Les Quick Win – afin de mettre en exergue les réussites des membres de l’équipe. Très utiles en conduite du changement, ils sont particulièrement pertinents lors des premières étapes d’un projet pour communiquer sur des résultats positifs et fédérer l’interne autour d’une dynamique partagée.

4 – Quelle animation managériale de vos outils collaboratifs et méthodes associées ?

Coach, facilitateur, animateur… Le manager de proximité joue un rôle-clé pour renforcer le collectif, notamment en recourant à des processus participatifs. Dans cette perspective, vous avez tout intérêt à :

• Proposer des séances de brainstorming pour faire émerger les idées, en veillant à donner la parole à chaque membre de l’équipe ;
• Mobiliser votre intelligence émotionnelle pour percevoir les signaux positifs et négatifs, les ressentis, les réactions ;
• Sortir de votre zone de confort afin de tester de nouvelles façons d’animer les réunions ;
• Miser sur la diversité en vue d’éviter tout risque de lassitude lors des ateliers de réflexion ou de co-construction – avec des séquences variées, des moments assis/debout, des jeux, différentes configurations des groupes de travail…

>> À retenir >>

• Au lieu de limiter l’usage de la visioconférence au partage d’information, mieux vaut en exploiter le plein potentiel coopératif.
• Les outils collaboratifs proposent des fonctionnalités variées, propres à répondre à tous les besoins d’équipe.
• Ne vous cantonnez pas aux outils : des méthodes collaboratives ont tout intérêt à intégrer votre boîte à outils managériale.
• De nouvelles modalités d’animation du collectif sont à la disposition des managers : à tester… et adopter si affinités !

[1] Ou bien l’analyse SOAR (Strenghts, Opportunities, Aspirations, Results), proche du modèle SWOT.