Saper adattare la propria comunicazione: l’imperativo per federare un collettivo

Durante una Missione di Transition Management, la comunicazione gioca un ruolo fondamentale. È essenziale coinvolgere i team esistenti nel cambiamento. Tutto questo comporta, in particolare, la creazione di un clima di fiducia e la garanzia che tutti ricevano il livello di informazioni richiesto. A seconda delle situazioni incontrate, il Manager di Transizione dovrà quindi adattare la sua comunicazione. Come si implementa ciò che costituisce una base di competenze derivanti dall’esperienza?

Per poter adattare la comunicazione, bisogna essere in contatto con i propri interlocutori

La caratteristica principale di un Manager di Transizione è quella di dover interagire con un certo numero di persone all’interno dell’azienda in cui opera. I contatti che intrattiene con gli interlocutori interessati sono tanto più proficui quanto più il Manager sa come coltivarli, dimostrando, in particolare, rispetto e cortesia. Si può iniziare salutando ogni giorno i membri del team. Nel momento in cui si chiede “Come va oggi?”, essere in grado di percepire una preoccupazione o un dubbio permette di cogliere un elemento essenziale per il futuro, o di fornire informazioni al momento giusto. Non a caso, è proprio sulla qualità delle relazioni umane che si costruisce una cooperazione efficace.

Allo stesso tempo, non bisogna dimenticare che i livelli di comunicazione e/o trasparenza e le tipologie di argomenti variano da un interlocutore all’altro. Per tutti questi motivi, la capacità di adattare la propria comunicazione è importante – nonché essenziale – per il Manager di Transizione. Inoltre, siccome questo adattamento richiede una valutazione della situazione e un “feedback” sulla comunicazione abituale intrapresa, può essere descritto o qualificato come una metacompetenza (dato che si basa sull’attivazione di altri riflessi o esperienze acquisite). Anche queste ultime fanno quindi parte delle competenze chiave essenziali per qualsiasi Manager di Transizione.

La sincerità è una priorità di comunicazione, per stabilire o ripristinare la fiducia tra le persone

Quando un Manager di Transizione arriva in Missione presso un’azienda, diverse fasi precedono il suo arrivo. Non è raro che persista una vaga “incertezza” nella comunicazione condotta dal Dirigente o dai membri del “Codir”, volontariamente o meno. Capita che la comunicazione sia stata addirittura interrotta: in questi casi, i team si aspettano maggiore chiarezza e sincerità da parte del Manager incaricato.

Molto spesso il Manager di Transizione si trova di fronte a vincoli paradossali.

• Da un lato, è essenziale essere sinceri e onesti con i propri interlocutori. Ne va della fiducia che essi ripongono in “noi” o che vi riporranno.
• D’altra parte, spesso non si può essere trasparenti al 100% => 
• Perché alcuni obiettivi potrebbero essere fraintesi all’inizio della Missione;
• Perché alcune informazioni devono rimanere riservate, in quanto una decisione può essere comunicata solo dopo che è stata presa e convalidata.

Come farà il Manager di Transizione a valutare e “dosare” ciò che può – o deve – dire?

Un processo di domande suddiviso in tre fasi consente di agire con pertinenza.

• Qual è il motivo della presenza del Manager in azienda?
• Qual è lo scopo della Missione di cui si sta occupando?
• Quali sono i mezzi per adattare la comunicazione al successo della Missione?

Questa terza domanda ne porta un’altra: a quale cambiamento porterebbe la condivisione di informazioni – che non è autorizzato a comunicare – nel lavoro che svolge con i team? Perché è proprio l’interesse di questi ultimi, a più o meno lungo termine, che deve tutelare.

Focalizzandosi sempre sulle sfide e sugli obiettivi della Missione, il Manager di Transizione può adattare la sua comunicazione con totale sincerità e onestà. Spesso si tratta di mettere in prospettiva i nuovi processi che vanno avviati e di spiegare perché i processi precedenti devono essere adattati. In questa fase è essenziale operare una chiara distinzione tra i processi e la qualità del lavoro svolto dai team. La sincerità del Manager di Transizione va di pari passo con la tutela della linfa vitale dell’azienda. Tutto questo non esclude il fatto che alcune fasi del cambiamento potranno – forse  – essere delicate.

D’altra parte, il Manager potrebbe dover tenere per sé alcuni elementi, “omettendo” di condividerli – piuttosto che dare informazioni inesatte.

Adattare la propria comunicazione implica la mobilitazione di alcune “soft skills”

Se è vero che la comunicazione si basa sulle parole, è altrettanto vero che può anche essere non testuale – para-verbale (intonazioni vocali, silenzi) o non verbale (espressioni facciali, gesti). Un Manager di Transizione che si trova in Missione deve essere a conoscenza di entrambe queste dimensioni per dimostrare di essere congruente quando trasmette un messaggio. La sua capacità di rilevare determinati segnali formali / non verbali lo aiuterà anche a identificare potenziali messaggi non detti o un’adesione percepibile ai cambiamenti proposti.

A tal fine, e sempre nell’ottica di poter adattare la propria comunicazione, giocano un ruolo significativo alcune “soft skills”. Come, ad esempio:

• L’ascolto e l’empatia – che permettono di comprendere e supportare i team, in quanto il fattore umano si trova al centro della trasformazione;
• L’intelligenza emotiva nel suo complesso, che consente di rilevare le emozioni innescate da bisogni o aspettative (quelle dei dipendenti così come quelle del Manager);
• L’assertività – che consente al Manager di affermare il proprio punto di vista, rispettando quello dell’altra persona, in particolare quando si tratta di un manager dell’azienda.

Per adattare la propria comunicazione e “farla aderire” il più possibile agli obiettivi, è importante anche prendere l’abitudine di riformulare le proprie parole o quelle dei propri interlocutori. Questo perché il modo in cui si struttura il proprio pensiero e lo si esprime è chiaro al 100% solo per noi stessi!

La capacità di adattare la propria comunicazione è la chiave per la buona riuscita di una Missione di Transizione. Non bisogna dimenticare un altro elemento: in azienda, spesso è interesse dei team presenti parlarsi di più e comunicare meglio… tra di loro! Perché molti dipendenti immaginano che gli altri “sappiano” cosa stanno pensando… I malintesi che ne derivano potrebbero essere evitati attraverso una comunicazione interpersonale migliore.