Dinamica collettiva: generare un circolo virtuoso in 5 passi chiave

La leadership manageriale è fondamentale per mantenere la rotta e permettere a tutti di dare il meglio di sé. Tuttavia, è bene ricordare che il coinvolgimento del team nel realizzare la trasformazione non può essere improvvisato. Tenendo conto di questo aspetto, abbiamo a disposizione i cosiddetti “fondamenti” del Management di Transizione [1]. Come è possibile avviare o ripristinare una dinamica collettiva? E come raggiungere i propri obiettivi contribuendo al contempo alla soddisfazione e realizzazione dei dipendenti? Ecco i nostri consigli.

1 – Prima di puntare a una dinamica collettiva: definire il quadro di riferimento

Per costruire, rafforzare o rivitalizzare un gruppo, è innanzitutto necessario chiarire le problematiche del collettivo, le regole di funzionamento, le posture e gli stati d’animo. Consideriamo quindi il team come il muro di un edificio:

• Le basi riguarderanno l’esperienza che si desidera vivere insieme, il suo scopo, gli obiettivi e la visione;
• I mattoni saranno le competenze ed abilità individuali;

Quando si costruisce un team, bisogna assicurarsi di possedere tutte le competenze necessarie per affrontare le sfide.

• Il cemento fa parte di un elemento “impalpabile” che tuttavia è possibile osservare attraverso i legami, la qualità relazionale e le interazioni.

È quindi nell’interesse del manager prevedere “spazi di respiro” tra momenti formali e informali, considerando il collettivo come un’avventura comune. Assumersi dei rischi, chiarendo gli ambiti di autorizzazione e autonomia: il framework definito favorisce sia la coesione che l’emulazione e, in questo modo, si potrà sviluppare una dinamica collettiva.

2 – Impostare i tre livelli di priorità

Ispirata alla piramide dei bisogni di Maslow, la base della piramide delle priorità si riferisce alla gestione del tempo. Il livello intermedio è dove si trova il talento giusto, concentrato sulle giuste priorità. In cima troviamo l’energizzazione del team.

Esplorando la parte inferiore della piramide è subito evidente che, nel business, il tempo è un bene raro. Per questo motivo, la “caccia allo spreco” è una questione fondamentale.

• Ad esempio, è possibile organizzare riunioni brevi che evitino di perdersi in discussioni “egocentrate”. I briefing quotidiani di cinque minuti o i debriefing di un quarto d’ora aiutano a mantenere l’attenzione sull’argomento, selezionando le informazioni rilevanti per il collettivo in quel preciso momento.

Al livello intermedio della piramide, il manager deve uscire dalla logica “one-man band”.

• Il suo valore aggiunto consiste nell’individuare talenti e potenzialità già affermate, indirizzandole laddove possano prosperare al meglio – sia per se stessi che per il gruppo.

La punta della piramide riguarda l’energia. Dare il massimo alla squadra deve costituire una priorità. Nell’eccellenza operativa, il risultato è il prodotto di tre fattori: lo stato d’animo x i metodi e gli strumenti x la qualità della leadership.

• Un leader efficace si assicura di infondere piacere, gioia, significato e serietà nel modo in cui interagisce con i suoi collaboratori.

3 – Adottare la postura corretta

Il modo in cui il manager si comporta influenza fortemente il funzionamento del team. L’adozione di una postura “modellante” non è quindi facoltativa, così come la coerenza.

• Nell’ambito di un gruppo auto-organizzato, lo stato mentale sarà di “insegnamento”, di coaching e, infine, di consulente. La base della corretta postura consiste nell’accettare il diritto di sbagliare.
• Una modalità più direttiva può essere necessaria per ottenere risultati rapidi in circostanze specifiche. Quanto più chiaro, nitido e preciso è il segnale inviato, tanto più efficace sarà la risposta. Tuttavia, l’utilizzo di questo metodo può essere implementato solo dopo aver definito un quadro chiaro e i livelli di priorità già menzionati.

Una dinamica di tipo Scrum consiste nel lavorare sullo stato mentale, per poi praticare un approccio incrementale che consenta di fornire regolarmente elementi operativi. Tutto ciò offre l’opportunità di ottenere feedback, avere una prospettiva per analizzare le proprie pratiche, mettersi in discussione e adattarsi agli imprevisti, come ad esempio la sostituzione di un membro del team.

4 – Facilitare il gruppo per alimentare la dinamica collettiva

Organigramma, descrizioni del lavoro, tempi collettivi, colloqui di valutazione regolari… Il quadro di riferimento deve consentire ai membri del team di posizionarsi e di avere fiducia nel sapere cosa ci si aspetta da loro. La leadership manageriale offre anche ai dipendenti l’opportunità di esprimersi. A questo proposito, bisogna assicurarsi di rispettare le 3P:

• PROTEZIONE – si stabiliscono regole di scambio per proteggere il collettivo e ogni membro del gruppo (compresi noi stessi). Esempi: Concentrazione, Apertura, Rispetto, Coraggio, Impegno (= la FORZA dei valori Scrum);
• PERMESSO – in questo modo i membri del gruppo e il collettivo vengono autorizzati ad agire con maggiore libertà, esplorando nuovi orizzonti, cambiando visione e abitudini… all’interno del quadro protettivo precedentemente concordato;
• POTENZA – si sperimenta l’intelligenza collettiva laddove protezione e permesso hanno favorito la moltiplicazione delle competenze (al di là delle aggiunte) e quindi le performance del collettivo.

La postura del manager mira primariamente a curare la comunicazione, poi a fornire un tempo e uno spazio di ascolto affinché emozioni e sentimenti possano essere “condivisi”. Come leader e facilitatore, è fondamentale adattarsi a questi diversi stati per sapere quando comunicare, ascoltare, sdrammatizzare, rassicurare, incoraggiare, concedere il diritto di sbagliare, ecc. Questo lavoro di supporto non rappresenta quindi una postura monolitica, deve essere – al contrario – scalabile.

5 – Co-costruire con il team

In termini di dinamiche collettive, è la fase finale: il momento in cui i membri del team raggiungono un livello che va oltre a ciò che è stato loro trasmesso. Ora percepiscono difetti, eccezioni, controesempi. Questo dimostra che stanno entrando in una fase di piena comprensione; “metabolizzeranno” ciò che hanno imparato per cercare un altro modo di funzionare, integrando le risposte ai “difetti” individuati. Questa forma di responsabilizzazione, incoraggiata dal manager, li aiuterà a stare in piedi da soli e ad andare oltre. Ne usciranno incredibilmente rafforzati per il prossimo progetto. Connetti, Crea e Cresci: se queste tre dimensioni sono presenti, la leadership manageriale contribuisce alla realizzazione degli individui e del gruppo. E la dinamica collettiva si trova proprio lì!

>> Da ricordare >>

• Qualsiasi dinamica collettiva richiede il seguente prerequisito: aver stabilito un contesto benevolo e rassicurante.
• Per instillarla, alimentarla o riattivarla, sono essenziali tre elementi: la gestione del tempo, la distribuzione delle competenze e l’energizzazione collettiva.
• È necessaria anche una postura coerente e “modellante”, nonché una leadership manageriale che deve essere costantemente reinventata!
• Quando l’allievo supera il maestro, il manager ha portato a termine la sua missione.

[1] Per saperne di più sul Management di Transizione CAHRA, visitare la pagina dedicata.