Metodi e strumenti collaborativi: come liberare tutto il potenziale dei team

Negli ultimi diciotto mesi, la crisi sanitaria ha minato i legami tra l’azienda e i suoi dipendenti o, almeno, li ha ridefiniti. Mentre in molte strutture stanno emergendo forme ibride di organizzazione del lavoro, l’importanza del collettivo viene riaffermata più che mai. Quali strumenti collaborativi – o quali metodi – dovremmo essere interessati ad attivare per dare nuovo impulso alla vita in azienda? In quali contesti? Ecco i nostri suggerimenti. 

1 – Ripensate l’utilizzo della videoconferenza, star indiscussa degli strumenti di collaborazione durante l’isolamento

In pochi mesi, vi siete abituati alle soluzioni di videoconferenza per le riunioni di team. Tuttavia, tendiamo a dimenticare che si tratta anche di un valido strumento per il project management. È possibile utilizzare dati, audio e video nell’ambito di discussioni o brainstorming per specificare le fasi successive o per identificare e risolvere gli elementi disturbanti. Inoltre, è necessario che i dipendenti siano formati su tutte le funzionalità per trarne il massimo vantaggio! Il nuovo anno può rivelarsi l’occasione adatta per lanciare un progetto unificante e trasversale per fare fruttare queste diverse funzionalità. Prestate sempre attenzione a non sovraccaricare le proprie squadre con un uso eccessivo del “video”, che sollecita enormemente il cervello.

Inoltre, per affrontare e trattare efficacemente le questioni sostanziali, è fondamentale porre l’elemento umano in primo piano, al di là della “fluidità digitale” fornita dagli strumenti di collaborazione. Puntate su trasparenza, franchezza e onestà. Delle regole definite in anticipo dal gruppo – e rispettate nel tempo – incoraggeranno le pratiche collaborative, al di là del semplice scambio di informazioni.

2 – Identificate le vostre esigenze all’interno del caleidoscopio di strumenti esistenti

Se le soluzioni di videoconferenza sono diventate indispensabili, ci sono anche altre tecnologie che meritano di essere utilizzate in una logica di emulazione collettiva. I manager possono, per esempio, utilizzare agende condivise per organizzare meglio il lavoro di squadra, o soluzioni Cloud per produrre e condividere documenti.

Negli ultimi anni, le piattaforme collaborative sono diventate sempre più popolari. Veri spazi di lavoro digitali, facilitano la centralizzazione e la gestione di più progetti. Offrono inoltre messaggistica per il team e/o chat e consentono di visualizzare, editare e tracciare le azioni da eseguire. Tuttavia, potrebbe non esserci bisogno di tutte queste funzionalità! Sta a voi pensarci, prima di equipaggiare l’azienda o esigere che il dipartimento sia attrezzato.

3 – Oltre agli strumenti, optate per metodi collaborativi adeguati

Per rilanciare la dinamica collettiva non basta la tecnologia. Ci sono molti metodi che possono aiutare i manager a strutturare e “mettere in atto” il loro approccio collaborativo. Citiamo, per esempio:

• La matrice SWOT [1] (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) – per realizzare una diagnosi comune di una  situazione, arricchire la riflessione e favorire l’allineamento dei membri del team. L’utilizzo di questa matrice può essere il primo passo di un processo di co-costruzione strategica, ancora raro nelle aziende.
• La matrice X del metodo Hoshin – per formalizzare un piano strategico. Questo strumento, che ha un forte impatto sul sistema relazionale, parte dalle sfide vitali dell’azienda (o del dipartimento), che saranno suddivise in obiettivi, progetti e indicatori. Migliora la comprensione dei bisogni e delle aspettative di ogni persona, dà un senso al processo, riduce il rischio di conflitti relativi alle priorità e aiuta a comprendere il posizionamento e il ruolo di tutti.
• Il metodo dei sei cappelli – per far emergere tutti i punti di vista su una situazione e identificare le linee d’azione. Sviluppato dallo specialista di scienze cognitive Edward de Bono, questo approccio al pensiero si basa su sei posizioni (una per cappello): fatti, creatività, debolezze di un’idea, speranze e vantaggi, emozioni…
• I Quick Win – per evidenziare i successi dei membri del team. Molto utili nella gestione del cambiamento, sono particolarmente rilevanti durante le prime fasi di un progetto, per comunicare i risultati positivi e unire la squadra attorno ad una dinamica condivisa.

4 – Quale “utilizzo” manageriale degli strumenti collaborativi e dei metodi relativi?

Coach, facilitatori, animatori… Le prime linee manageriali svolgono un ruolo chiave nel rafforzamento del collettivo, in particolare ricorrendo a processi partecipativi. In questa prospettiva, avete tutto l’interesse a:

• Proporre sessioni di brainstorming per far emergere idee, assicurandovi che ogni membro del team abbia voce in capitolo;
• Attivare l’intelligenza emotiva per percepire segnali positivi e negativi, sentimenti e reazioni;
• Uscire dalla zona di comfort per provare nuovi modi di gestire le riunioni;
• Concentrarsi sulla diversità per evitare ogni rischio di affaticamento durante laboratori di riflessione o di co-costruzione – con varie sequenze, momenti in piedi/seduti, giochi, differenti configurazioni di gruppi di lavoro…
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• Invece di limitare l’uso della videoconferenza alla condivisione delle informazioni, è consigliabile sfruttarne tutto il potenziale collaborativo.
• Gli strumenti di collaborazione offrono una varietà di funzionalità per soddisfare tutte le esigenze del team.
• Non limitatevi agli strumenti: i metodi collaborativi dovrebbero far parte della “cassetta degli attrezzi” manageriale di ciascuno di voi.
• Ci sono nuovi modi di immettere energia in una squadra: provateli… e adottateli se vi piacciono!

[1] O analisi SOAR (Strenghts, Opportunities, Aspirations, Results), simile al modello SWOT.